ניהול משימות אישי באקסל

המדריך הבא מסביר כיצד ליצור ניהול משימות אישי באמצעות Excel.

קובץ אקסל להורדה - ניהול משימות ⬇️

כידוע, להפוך דברים לויזואלים, נותן תחושת התקדמות. אז קדימה, בואו נהפוך את מעקב המשימות שלנו לחוויה מהנה ואפילו כיפית!

אין כמו לראות את ההתקדמות שלנו בצורה ברורה וצבעונית, ואקסל, מאפשר לנו לעשות את זה בקלות עם תרשים עוגה (Pie).

מדריך צעד-אחר-צעד, בלי להתאמץ יותר מדי:

קודם כל, ודאו שיש לכם רשימת משימות מסודרת באקסל. סמנו את כל הטווח שכולל את המשימות שלכם.

לכו ללשונית “הוספה” (Insert).
שם, חפשו את האפשרות של “תיבת סימון” (Checkbox) ולחצו עליה. הצמידו אותה ליד כל משימה. כאן נסמן אם המשימה בוצעה או לא.
הערה: האפשרות להוסיף Checkbox בצורה הקלה הזו, קיימת רק באקסל 365.

עכשיו, אנחנו צריכים להבין כמה התקדמנו בביצוע המשימות.

עבור משימות שהושלמו: נקליד נוסחה שתספור כמה תיבות סימון מסומנות (כלומר, כמה משימות הושלמו) ותחלק את זה במספר המשימות הכולל. לדוגמה, אם המשימות שלכם הן בתאים B4 עד B13, הנוסחה יכולה להיות:

=COUNTIF(B4:B13,TRUE)/COUNTA(B4:B13)

הערה: העדפתי להציג פה נוסחה פשוטה כדי שהרעיון יהיה מובן. אך בקובץ להורדה, הנוסחה מורכבת יותר, ולוקחת בחשבון גם מצב שבו לא רשמנו אף משימה.

עבור המשימות שממתינות: כאן זה קל! פשוט נקליד נוסחה שמחסירה את האחוז שהושלם מ-1 (או 100%). לדוגמה, אם האחוז שהושלם נמצא בתא H4, הנוסחה תהיה:

=1-H4

כבר כעת, אפשר לשחק עם תיבות הסימון ליד כל משימה ולראות איך האחוזים מתעדכנים אוטומטית! זה כל הכיף שבעניין.

שלב 5: מציגים את הנתונים – יצירת תרשים הטבעת

סמנו את התאים עם נתוני הההתקדמות שלכם (האחוז שהושלם והאחוז הממתין).
עברו ללשונית “הוספה” (Insert) שוב.
בקבוצת ה"תרשימים" (Charts), בחרו ב"תרשים עוגה" (Pie Chart) ולאחר מכן באפשרות של Doughnut Chart.

עכשיו, בכל פעם שתסמנו משימה כ"הושלמה" בתיבת הסימון, הגרף שלנו יתמלא אוטומטית, ויראה לנו בדיוק כמה התקדמתם. זה לא רק כלי מעקב, זה גם ממש כיף וממריץ!

אז קדימה, נסו את זה אצלכם, ותהפכו את מעקב המשימות שלכם לחוויה ויזואלית וכייפית. ותראו איך המוטיבציה קופצת!