📊 צריכים אפליקציה לעסק? אנחנו מפתחים אפליקציות על בסיס אקסל. מוזמנים ליצור קשר ←

בסדרת סרטוני לימוד זו, אני מלמד צעד אחר צעד כיצד לבנות אפליקציית מובייל ואינטרנט מאפס, תוך שימוש ישיר בנתונים מ-Google Sheets או אקסל. אין צורך לדעת תיכנות כדי ליצור אפליקציה בשיטה הזו.

למדריך הקודם 7/10 בסדרה לחצו כאן

למדריך הבא 9/10 בסדרה לחצו כאן

שלום לכולם, ברוכים הבאים לשיעור חשוב מאוד בסדרה שלנו. היום אנחנו עוברים מהשלב שבו האפליקציה היא רק “טיוטה” לשלב שבו היא הופכת לכלי עבודה אמיתי בארגון. נדבר על Deployment (הפצה), על עלויות, והכי חשוב – על אוטומציות.

רקע קצר: אוטומציה ב-AppSheet היא הדרך שלנו לגרום לאפליקציה להגיב לאירועים בלי שנתערב. זה יכול להיות תגובה לשינוי במידע (למשל, קריאה חדשה שנפתחה) או תגובה לזמן (למשל, דוח יומי שנשלח בכל בוקר). ב-AppSheet המנגנון הזה מובנה (“Built-in”), כך שלא צריך מערכות חיצוניות.

בואו נתחיל לעבוד, צעד אחר צעד.

שלב 1: הכנת האפליקציה להפצה (Deployment)

לפני שנוכל להפעיל אוטומציות בצורה מלאה, האפליקציה חייבת לצאת ממצב “פרוטוטיפ” (אב-טיפוס) למצב “מופץ”.

1. רקע על רישוי: עד 10 משתמשים ניתן להשתמש בחינם לצרכים לא מסחריים, אבל כדי שאוטומציות יישלחו לכל אחד ולא רק ליוצר האפליקציה, אנחנו חייבים לעבור למצב Deployed - שמחייב תוכנית בתשלום.
2. עכשיו נבצע בדיקת תקינות: נלך לתפריט בצד שמאל ל-Manage ואז ל-Deployment Check. נלחץ על הכפתור Run Deployment Check.
3. הבנת התוצאות: המערכת תבדוק את מבנה הדאטה, אבטחה והתאמה לתוכנית התשלום.
   • סימנים בכתום (Warning): אלו אזהרות, אפשר להמשיך אבל מומלץ לתקן (כמו חוסר בתיאור אפליקציה).
   • סימנים באדום (Error): אלו תקלות שחייבים לתקן לפני ההפצה.
4. עכשיו נעביר למצב פעיל: אם הכל תקין (Pass), נלחץ על הכפתור Move app to deployed state.

   האקסל הפך לבלגן? הגיע הזמן לסדר.

   הופכים את קבצי האקסל המפוזרים שלכם לאפליקציית ניהול חכמה ונגישה מכל מקום. פתרון מודרני, מהיר ומשתלם שמחזיר לכם את השליטה לעסק.

   ✨ בואו נהפוך את הבלגן לאפליקציה

שלב 2: אוטומציה מבוססת אירוע – שליחת מייל על קריאה חדשה

דניאל רוצה שהמנהל יקבל אימייל אוטומטי בכל פעם שטכנאי פותח קריאת שירות חדשה.

1. עכשיו ניצור “בוט” (Bot): נלך ללשונית Automation ונלחץ על Create a new bot.
2. הגדרת האירוע (Event): נבחר שהטריגר יהיה בטבלת ה-Requests, מסוג Adds only (כלומר, רק כשנוספת שורה חדשה).
3. הוספת צעד (Step): נלחץ על הקו הקטן מתחת לאירוע ונוסיף צעד מסוג Send email.
4. בחירת הנמען: אנחנו רוצים לשלוח למנהל. נשתמש בנוסחת ה-LOOKUP שלמדנו בשיעורים קודמים כדי לשלוף את האימייל של המנהל מתוך טבלת המשתמשים.
   • שימו לב: באוטומציה אין “משתמש נוכחי” באותו רגע, אז הנוסחה רק שולפת את המייל ולא משווה אותו ל-UserEmail.
5. עיצוב המייל: נשתמש ב-Custom Template. בתוך תוכן המייל, נכתוב את שמות העמודות בתוך סוגריים משולשים, למשל <<Description>>, כדי שהמערכת תשתול שם את המידע מהקריאה הספציפית.
6. עכשיו נתקן את שם הלקוח: אם נכתוב <<Customer>>, נקבל את ה-ID (הקוד) של הלקוח. כדי לקבל את השם האמיתי, נשתמש בנקודה: <<[Customer].[Customer Name]>>. זה אפשרי כי הגדרנו קשר (Ref) בין הטבלאות.
   צריך משהו באקסל? דברו איתי

   נחזור אליך תוך 3 שעות.

   טוען...

שלב 3: אוטומציה מבוססת זמן – סיכום יומי

עכשיו נעשה משהו מורכב יותר: אימייל שנשלח פעם ביום ומרכז את כל הקריאות שנפתחו באותו יום.

1. עכשיו נגדיר את הזמן: ניצור בוט חדש, והפעם נבחר ב-Schedule (תזמון). נגדיר את התדירות (Daily/Hourly) ואת שעת המשלוח המדויקת.
2. יצירת רשימה במייל: כדי להציג הרבה שורות במייל אחד, נשתמש בתבנית מיוחדת שמתחילה במילה Start ומסתיימת ב-End.
3. כתיבת הנוסחה: בתוך ה-Start, נשתמש בנוסחת FILTER. עכשיו נכתוב: <<Start: FILTER("Service Request", [Open Date] = TODAY())>>.
   • רקע: הנוסחה אומרת ל-AppSheet: “לך לטבלת קריאות השירות, ותביא לי רק את אלו שתאריך הפתיחה שלהן הוא היום”.
4. תוכן השורות: בין ה-Start ל-End, נכתוב אילו שדות נרצה לראות לכל קריאה, למשל תיאור הבעיה ושם הלקוח. המערכת תשכפל את השורות האלו עבור כל קריאה שנמצאה בסינון.

שלב 4: מעקב וניטור (Monitoring)

לפעמים אוטומציות לא עובדות מיד (“ניסוי וטעייה”). עכשיו נראה איך בודקים מה קרה.

1. כניסה למוניטור: נלך ל-Manage, אחר כך ל-Monitor ונלחץ על Automation Monitor.
2. ניתוח הנתונים: ייפתח מסך שמציג את כל הפעלות הבוטים. כאן נבין למה היה חשוב לתת שמות משמעותיים לבוטים – כדי שנדע מי הופעל.
3. בדיקת תקלות: נוכל לראות את השעה המדויקת (בזמן UTC), למי נשלח המייל והאם הייתה שגיאה בתהליך.

סיכום השיעור: למדנו להפוך את האפליקציה למבצעית, ליצור בוטים שמגיבים להוספת נתונים, לבנות דוחות מתוזמנים עם רשימות מורכבות, ולעקוב אחרי הכל בלוח הבקרה.

אנלוגיה לסיכום: תחשבו על האוטומציות כמו על “עובד מצטיין” שיושב במשרד 24/7. הוא לא צריך שתגידו לו מה לעשות; הוא פשוט עוקב אחרי הדפים שנכנסים לערימה (אירועים) או מסתכל על השעון (זמן), וברגע המתאים הוא מוציא את המכתבים שביקשתם ממנו, בדיוק לפי התבנית שהכנתם לו מראש.