קיבלתי אימייל כזה :
הי איל,
יש לי קובץ Excel עם אלפי שורות – כל שורה מתעדת כניסה של לקוח למוסך.
אני רוצה אפשרות פשוטה, שאני אוכל לבחור לקוח – ואקסל אוטומטית יציג לי את הפעם האחרונה שהוא הגיע . כל מי שאני שואל אומר לי שאין טעם כי לא ניתן לבצע זאת באקסל, כאדם אופטימי אמרתי שאני אנסה ואשלח אליך סוגייה זו, המון תודה וכולי תקווה שאכן ניתן
וזו התשובה שעניתי לו:
כמובן שניתן, באמצעות פונקציות מסד נתונים, ובאופן ספציפי, מדובר בפונקצית DMAX
אז איך שולפים את הפעם האחרונה שהלקוח הגיע ?
אפשר כמובן לסנן ולמיין לפי תאריכים – ולמצוא את זה, אבל זה לא דרך קלה, אלא דרך מעצבנת.
הדרך הנכונה למצוא את השורה עם התאריך האחרון :
- קודם כל – נוודא שעמודת התאריך מוגדרת כתאריך
- שנית - נגדיר טווח מסוים של 2 תאים :
התא העליון יהיה השם של עמודת הלקוח בטבלה .
בתא התחתון – נגדיר אימות נתונים מתוך רשימה נפתחת שנותן אפשרות לבחור את שם הלקוח – מתוך עמודת הלקוחות.
חשוב להקפיד – שהכותרת מעל התא הזה תהיה בדיוק אותה כותרת כמו בטבלה שלנו.
כלומר, אם למשל בטבלה שם העמודה של הלקוחות הוא “שם הלקוח1”
אז – גם הכותרת מעל התא שכרגע הגדרנו (אימות נתונים…) צריכה להיות “שם הלקוח1”
למה בעצם ?
כיוון שאנחנו הולכים להשתמש ב-2 התאים האלו בתור “טווח קריטריונים” עבור פונקצית Dlast (מי שלא זוכר, או לא מכיר, מוזמן להסתכל במדריך הוידאו שלי על פונקציות מסדי נתונים )
עכשיו – נרשום פונקצית DMAX , שמתבססת על עמודת התאריך .
הסבר קצר: פונקצית DMAX מוצאת את הערך המקסימלי בתוך טבלה, לפי קריטריונים שאנחנו נותנים לה.
מכיוון שאקסל מתייחס לתאריכים כמו למספרים , זאת אומרת שהפונקציה תעזור לנו למצוא את התאריך האחרון – לכל לקוח.
לנוחות השימוש – אפשר להגדיר עוד כמה עמודות עם פונקצית DMAX שישלפו בעבורנו את הטלפון, הכתובת וכדומה.
וככה בעצם מצאנו את השורה עם התאריך המאוחר ביותר – ללקוח מסוים, באמצעות Excel.
בהצלחה!
