הפרק הזה עוסק באחת באפשרות פשוטה ומאוד חזקה של אקסל.
אקסל מאפשר לכמה משתמשים לעבוד ביחד על אותו גיליון, כאשר כולם מעדכנים יחד נתונים, וכולם רואים בו-זמנית את השינויים שעשו כולם.
הערה מקדימה:
אם אתה מחפש פתרון לנעילת אקסל ושליטה על המשתמשים - הפרק הזה לא מיועד עבורך, ואני ממליץ לבדוק את המערכת בקישור הזה.
היכולת הזו של אקסל היא יתרון עצום, כיוון שהיא מאפשרת לך בצורה מאוד פשוטה, ומאוד מסודרת לייעל את העבודה עם כלי שמאפשר שיתוף נתונים.
השימושים פה רבים מספור: אפשר לנהל יומן פגישות משותף (ולא חייבים לקנות Exchange), אפשר לנהל רשימות משותפות שונות, אפשר לעבוד יחד על דוחות, כשכל אחד דואג לחלק אחר של הדוח, ועוד ועוד…
מחפש פתרון מתקדם ואפקטיבי ב-Excel ?
צוות המומחים שלנו ב-"תותח אקסל" מסוגל להתמודד עם כל אתגר, גדול כקטן , בתחום תוכנת אקסל.
בין אם מדובר בניתוח נתונים מורכב, פיתוח דוחות אוטומטיים או שילוב עם תוכנות אחרות לשימוש יעיל באקסל.
אנחנו בתותח אקסל מציעים פתרונות המותאמים באופן מדויק לצרכים שלכם.
עם ידע רחב וניסיון עשיר, נהפוך עבורך כל פרויקט או בעיה להזדמנות לשיפור והצלחה.
תותח אקסל - הבחירה המושלמת למי שרוצה להשתמש באקסל לא רק ככלי, אלא כנשק עסקי חד וחזק.
צור קשר עכשיו
סרטון - עבודה משותפת באקסל
הערה חשובה: גיליונות משותפים, כשמם כן הם – מצריכים שיהיה לכם כונן משותף ברשת.
אז בא נראה איך משתמשים בזה :
אחרי שבנית את הגיליון בצורה בסיסית, עיצבת אותו וכו’, הגיע זמן להפוך אותו לגיליון משותף.
חשוב לציין: אחרי שהופכים גיליון למשותף, אי אפשר לשנות את העיצוב שלו (כלומר, גובה שורות, רוחב עמודות, צבעים ופונטים וכדומה).
1. בכרטיסיה סקירה > בקבוצה שינויים > בחר באפשרות שיתוף חוברת עבודה
2. ובמסך שקפץ – יש לסמן את התיבה אפשר שינויים על ידי יותר ממשתמש אחד באותו הזמן…
3. בלשונית מתקדם של המסך הזה – תוכל לקבוע למשך כמה זמן אתה רוצה לשמור את ה-Log של כל השינויים (קיימת אפשרות גם לשמור אותו לתמיד שנזכיר בהמשך).
4. אחרי שתאשר – האקסל ישאל אותך היכן לשמור את הקובץ, וצריך לבחור כמובן בכונן רשת משותף … ולאחר השמירה תופיע המילה [Shared] או [משותף] בשורה העליונה של הקובץ - ומרגע זה כל המשתמשים יכולים לעבוד עליה.
כעת נלמד כמה נושאים קטנים הקשורים לשיתוף:
אם אתם מחפשים לשדרג את ניתוח הנתונים והדו"חות שלכם באופן מקצועי ?
אני ממליץ בחום לשקול את השירות שלנו של תותח Excel.
המומחיות שלנו באקסל תורמת להגשמת היעדים ולפתרון של בעיות מורכבות בצורה יעילה ומהירה.
עם מומחה Excel, אתם יכולים להיות בטוחים שתהליך העבודה שלכם יתנהל בצורה מקצועית.
ליצירת קשר לחצו כאן.
איך תדע בכל רגע נתון מי עובד על הגיליון ?
בחר בכרטיסיה סקירה > בקבוצה שינויים > לחץ על הכפתור שיתוף חוברת עבודה - בתוך הלשונית תוכל לראות את שמות כל המשתמשים שכרגע עובדים על הגיליון.
אפשרות נוספת שכדאי לדעת על קיומה, היא שאתה יכול “להעיף” משתמשים.
אם החלטת בשלב מסוים שאתה רוצה שמישהו לא יעבוד על הקובץ, פשוט בחר בו ולחץ על כפתור הסר - והמשתמש יוסר מהשיתוף.
איך רואים בזמן אמת שינויים של משתמשים אחרים ?
בדומה להרבה תוכנות אחרות – בכדי “לרענן” את הגיליון צריך לשמור ( Save ) .
לאחר השמירה - אם משתמשים אחרים ביצעו שינויים, תקבל הודעה על כך, והשינויים יופיעו עם “הערה” קטנה על המסך המתארת מי ביצע את השינוי, מתי ומה היה השינוי שבוצע.
בין אם אתה בעל עסק קטן או מנהל מחלקה בחברה גדולה, המומחים שלנו לאקסל שלנו יכולים לשנות את האופן שבו אתה עובד.
עם ידע עמוק וניסיון רב שנים באקסל, המומחים שלנו יסייע לך למקסם את הפוטנציאל של הנתונים שלך.
חסוך זמן ומשאבים בעזרת קבצי אקסל משוכללים, דוחות אוטומטיים וממשקים חכמים.
צא לדרך לעסק יעיל וממוקד נתונים עוד היום - צור קשר עכשיו!
איך להציג את ה- LOG של כל השינויים ?
בחר בכרטיסיה סקירה > בקבוצה שינויים > לחץ על הכפתור עקוב אחר שינויים > סימון שינויים.
בתיבה מתי בחר באיזה טווח אתה רוצה לראות את השינויים, ולאחר מכן סמן את ה- V ב-פרט שינויים בגיליון חדש.
לאחר אישור מתקבל גיליון שנראה כך:
איך לקבל או לדחות שינויים ?
בחר בכרטיסיה סקירה > בקבוצה שינויים > לחץ על הכפתור עקוב אחר שינויים > קבל/דחה שינויים.
· בתיבה מתי בחר באיזה טווח אתה רוצה לראות שינויים
· בתיבה היכן אפשר לבחור בתא או בטווח ספיציפי, ובתיבה היכן תוכל לבחור לראות רק שינויים של משתמש מסוים.
· אחרי אישור תקבל מסך כזה על כל שינוי ושינוי שבו תצטרך להחליט אם לקבל או לדחות את השינוי.
ועוד משהו חשוב על הגנה על חוברת עבודה משותפת
באופן מעשי, בקובץ אקסל משותף לכל המשתמשים יש את אותן ההרשאות.
כלומר אם מישהו ירצה למחוק את היסטורית השינויים ( LOG) … האפשרות קיימת.
איך מונעים זאת ?
פשוט מאוד.
בחר בכרטיסיה סקירה > בקבוצה שינויים > לחץ על הכפתור הגנת חוברת עבודה משותפת
ובחר סיסמא שבאמצעותה תגן על חוברת העבודה.
כך תמנע ממשתמשים אחרים למחוק את היסטוריה השינויים באקסל משותף.
רוצה ליצור דוחות ותרשימים מתקדמים בעזרת Excel?
שירות של מומחה Excel יכול להציע לך פתרונות מותאמים לצרכים שלך.
צור קשר עכשיו
וטיפ חשוב על הגנה בחוברת משותפת.
אם אתה מעוניין להגן עוד יותר על קובץ אקסל משותף, למשל, אם אתה רוצה להחליט שבתאים מסויימים, אף משתמש לא יוכל לגעת ורק בתאים מסויימים יוכלו לבצע שינויים.
זה ניתן באמצעות האפשרות הרגילה של הגנת גיליון. (אך בצורה חלשה יחסית)
אם אתה מחפש פתרון להגנה על אקסל ושליטה מרחוק על המשתמשים בצורה חזקה - אני ממליץ לבדוק את המערכת הזו.
לא ארחיב על זה כאן, רק אציין שאם אתה מחליט להגן על גיליון משותף גם באמצעות הגנת גיליון
אזי חשוב שתשמור על סדר הפעולות הבא :
- עצב את הגיליון כראות עיניך, החלט אילו תאים ניתנים לעריכה ואילו נעולים
- הפעל את הגנת הגיליון ולאחר מכן שמור!
- עתה הפעל את הגנת ושיתוף של חוברת עבודה– הכפתור הזה כבר הופך את החוברת למשותפת ומונע כמובן שינויים בעיצוב, בנוסף על הגנת הגיליון הרגילה.
רוצה להפוך את עבודתך ב-Excel לפחות מסובכת ויותר יעילה?
מומחה Excel יכול להפוך תהליכים לאוטומטים ולבנות עבורך אקסלים יעילים.
צור קשר עכשיו
